Év végi zárás a Webcallidusban
A korábbi tapasztalatokból kiindulva jelentősen szigorítottuk az év végi zárás folyamatát. Ez azt jelenti, hogy csak a helyes sorrendet betartva lehet elvégezni a folyamatot és az adott időpontban kötelező elvégezni a zárási műveleteket.
Az év végi zárás mind az offline kliensben (Pc-re telepített program), mind az online felületen (böngészőben futtatott program) kötelezően elvégzendő feladat. Aki elmulasztja, nem fog tudni értékesíteni, egészen addig, míg a 2023-es év zárását és a 2024-as év nyitását el nem végzi.
Elsőként a mobil eszközt zároljuk az értékesítés befejezése után, ha már nincs több beküldendő bizonylat (lásd. I. pont).
Második lépésként az online felületen (http://www.trafikinformatika.hu) koordinátor felhasználóként belépve kell végrehajtanunk a raktárak és bizonylat tömbök zárását (lásd. II. pont), majd nyitását (lásd. III. pont).
FONTOS: több bolt esetében, ha az értékesítés befejeződött, a bizonylatok beküldésre kerültek és az összes mobil eszköz zárolva van, választhatjuk az összes raktár és összes bizonylat tömb zárását (lásd. II/3/a. pont), majd nyitását (lásd. III/2/a. pont).
Amennyiben a boltok nem egyszerre zárnak, abban az esetben az adott bolthoz tartozóbizonylat tömböt és raktárt zárjuk le (lásd. II/3/b. pont) majd nyissuk meg (lásd. (III/2/b. pont).
FIGYELEM: az év végi zárás folyamata nem visszavonható!
A pénztárgépen a havi zárást a szokásos módon kell elvégezni!
Év végi zárás menete:
- Offline kliens zárolása:
1. Küldjük be az összes bizonylatot:
2. Zároljuk a Webcallidust:
-
Menü → Év záráshoz zárolás
-
Zárolás megerősítése
-
Kommunikáció → a zárolt állapot felkerül az online rendszerbe
Sikeresen lefut a kommunikáció: -
Ezután már nem tudunk tovább értékesíteni, ha mégis megpróbáljuk, hibaüzenetet kapunk (lásd. Hibakezelés: A.).
-
- Online évzárás:
1. Koordinátor jogokkal rendelkező felhasználóként jelentkezzünk be a trafikinformatika.hu oldalon
2. Lépjünk be a zárás menüpontba: Menü – Beállítások – Szervíz – Zárás
3. Válasszuk ki a lezárni kívánt raktárt/raktárakat:-
Összes raktár zárása; FIGYELEM! ha nincs minden PC zárolva, hibaüzenetet kapunk (lásd. Hibakezelés: B.), ekkor a zárás sikertelen!
-
Válasszuk ki a 2023-as tárgyévet;
-
Összes bizonylat tömb zárása;
-
Összes raktár zárása:
-
-
Egy adott raktár zárása:
-
Válasszuk ki a 2023-es tárgyévet;
-
A négyzetekből távolítsuk el a jelölést („pipát”);
-
Válasszuk ki a lezárni kívánt PC-t és raktárt:
- FIGYELEM! amennyiben külön zárjuk a raktárakat, ne felejtsük el külön lezárni (majd megnyitni, lásd. III/2/b.) a Központi (online) bizonylat tömböt is!
-
4. Zárás gomb segítségével zárjuk le az évet:
5. Sikeres zárás esetén a következő üzenetet kapjuk (amennyiben hibaüzenetet kapunk: lásd. Hibakezelés: C.):
-
- Online évnyitás:
1. Lépjünk át a Nyitás menüpontba: Menü – Beállítások – Szervíz – Nyitás
2. Válasszuk ki a megnyitni kívánt raktárt/raktárakat:
-
Összes raktár nyitása:
-
Válasszuk ki a 2024-es tárgyévet;
-
Összes bizonylat tömb nyitása;
-
Összes raktár nyitása:
-
-
Egy adott raktár nyitása:
-
Válasszuk ki a 2024-as tárgyévet;
-
Válasszuk ki a megnyitni kívánt PC-t és raktárt;
- Állítsuk be a nyitás dátumát:
- FIGYELEM! amennyiben külön zárjuk a raktárakat, ne felejtsük el külön megnyitni a Központi (online) bizonylat tömböt is!
-
3. Nyitás gomb segítségével nyissuk meg az évet:
4. Sikeres nyitás esetén a következő üzenetet kapjuk:
-
- Teljes kommunikáció elvégzése az offline kliensen.
Hibakezelés:
- Ha zároltuk az offline klienst, nem tudunk tovább értékesíteni (a zárolás feloldásáig, vagy a zárás és nyitás folyamatának befejezéséig):
- Amennyiben megpróbáljuk az összes raktárat zárni, azonban nincs minden PC zárolva, a következő hibaüzenetet kapjuk:
A program kilistázza a még zárolandó PC-ket. - Nem engedi a rendszer lezárni a raktárt: offline kliens nem megfelelően lett zárolva/a zárolás nem lett bekommunikálva. Két PC-t használó raktár esetén mindkét PC-t zárolni kell.
- Zárás sikerességének ellenőrzése:
-
ha a II/3/b. pontban felsoroltak szerint megpróbálunk raktárt választani a 2023-as évre, de ott nem jelenik meg semmi a legördülő menüben → a zárás sikeres volt
-
amennyiben enged a program raktárt és/vagy bizonylat tömböt választani, azt/azokat le kell még zárni a 2023-as évre, majd AMENNYIBEN AZOK MÉG MŰKÖDŐ RAKTÁRAK/BIZONYLATTÖMBÖK, akkor meg kell nyitni a 2024-es évre.
-